Eine ersatzlose Kündigung des Belegungsvertrages ist bis spätestens sechs Kalendermonate vor Beginn des vereinbarten Belegungstermins von Seiten beider Vertragsparteien möglich. Bei Kündigungen, die ab sechs Monate vorher bis zu einem Kalendermonat vor Beginn des vereinbarten Belegungstermins eingehen, werden dem Beleger von Seiten der Landesmusikakademie NRW 10% des Gesamtbetrags der vereinbarten Tagungskosten als Verwaltungsgebühr berechnet.

Eine Kündigung oder Teilkündigung (Minderbelegung) später als ein Kalendermonat vor Beginn des vereinbarten Termins ist nicht möglich. Erfolgt keine rechtzeitige Kündigung oder werden über den Kulanzrahmen von 10% hinaus weniger Betten als reserviert belegt, ist der vereinbarte Pensionspreis abzüglich ersparter Kosten zu bezahlen. Dieser beträgt pauschaliert 40% des Pensionspreises. In besonderen Fällen und bei anderweitiger Belegung zu dem vereinbarten Termin kann auf die Kostenerstattung teilweise oder ganz verzichtet werden.

Eine Gutschrift für nicht eingenommene Mahlzeiten kann nur erfolgen, wenn dies zwei Tage im Voraus der Akademieverwaltung angezeigt wird.

Nach Voranmeldung von mind. acht Tagen besteht die Möglichkeit, glutenfreie, lactosefreie, schweinefleisch-freie, vegane oder vegetarische Kost in der Mensa zu erhalten. Alle weiteren speziellen Ernährungs- und Diätwünsche können nicht berücksichtigt werden. Gern wird nach Absprache Platz in einem der Kühlschränke der Akademie angeboten, um Nahrungsmittel kühl zu stellen und die Verpflegung selbst zu organisieren. Die Kalkulation der Übernachtung und Verpflegung der Landesmusikakademie sieht Komplettangebote vor, Abzüge aufgrund von Selbstverpflegung sind nicht möglich.

Die Verwaltung der Kurse wird über EDV abgewickelt. Die von der LMA NRW erfassten Daten unterliegen dem Bundesdatenschutzgesetz. Bei Anmeldung kann entschieden werden, ob zwecks Bildung von Fahrgemeinschaften Ort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der zum gleichen Kurs anreisenden Teilnehmenden untereinander mitgeteilt werden dürfen.

Hier entfällt die Nutzungsgebühr, dafür erhebt die Landesmusikakademie eine Aufwandsentschädigung, die auf der jeweils gültigen Preisliste ausgewiesen wird.

Die Vergabe der Zimmer ist Sache der Akademieverwaltung bzw. ihrer Beauftragten (z.B. der Gruppenleiter). Die Nutzung von Mehrbettzimmern als Einzelzimmer ist nur möglich, wenn die Gesamtbelegung es zulässt.

Diese stehen den Nutzern wie jeweils abgesprochen zur Verfügung. Ein Anspruch auf einen bestimmten Raum oder ein bestimmtes Instrument besteht nicht. Es dürfen nur die zugewiesenen Räume genutzt werden, bei Parallelbelegungen hat das Betreten von Räumen und Häusern anderer Gruppen zu unterbleiben.

Der/Die verantwortliche Gruppenleiter/in übt die Aufsicht aus und muss dafür sorgen, dass Belastungen für das Haus und andere Gäste in Grenzen gehalten werden. Entstandene Schäden sind unverzüglich zu melden. Der Kursträger haftet für entstandene Schäden und vermehrten Reinigungsaufwand.

Die Landesmusikakademie NRW übernimmt keine Haftung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, außer im Falle von fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzungen der Landesmusikakademie NRW.

Der/Die verantwortliche Gruppenleiter/in hat dafür Sorge zu tragen, dass die zur Nutzung überlassenen Räumlichkeiten beim Verlassen stets abgeschlossen werden.

Diese finden, sofern nicht schriftlich andere Vereinbarungen getroffen wurden, in der Verantwortung des Belegers statt, der auch für die GEMA-Abrechnung zuständig ist. Die Landesmusikakademie NRW übernimmt keinerlei Haftung für die Durchführung oder den Inhalt von Konzerten oder Veranstaltungen fremder Veranstalter.